Wie war dein Bewerbungsprozess bei Schulmeister?
Ich habe mich spontan beworben, wurde am nächsten Tag direkt zu einem Online-Erstgespräch und im Anschluss zur Durchführung einer Persönlichkeitsanalyse eingeladen. Noch am selben Tag wurde ein persönliches Gespräch mit dem Gründer des Personalberatungsunternehmens, Matthias Schulmeister, vereinbart.
Es herrschte eine sehr angenehme Gesprächsatmosphäre und so fixierten wir direkt im Termin per Handschlag die künftige Zusammenarbeit.
Warum hast du dich für diesen Job entschieden?
Ich bin Ende 2020 im Covid-Lockdown von Oberösterreich nach Wien gezogen. Zum Zeitpunkt meiner Bewerbung habe ich bei einem Reiseveranstalter gearbeitet und war bereits ein Jahr in Kurzarbeit tätig. Da ich wieder mehr arbeiten und auch soziale Kontakte in Wien aufbauen wollte, entschied ich mich schließlich für einen beruflichen Wechsel. Die Bewerbung bei Schulmeister war meine erste und es hat direkt gepasst.
Begonnen habe ich im März 2021 im Front Office als Assistenz der Geschäftsführung und Office Managerin bei Schulmeister in Wien. Durch die Erfolgsgeschichten von Kandidat:innen und auch Kolleg:innen ist in mir selbst der Wunsch gewachsen, mich beruflich weiterzuentwickeln und so entschied ich mich für ein Personalmanagement-Studium. Mit Studienbeginn im Herbst 2022 wechselte ich intern vom Front Office in die Projektassistenz - wofür ich Matthias Schulmeister sehr dankbar bin. Es ist nicht selbstverständlich, die Position im Unternehmen wechseln und auch unkompliziert die Stundenanzahl auf die individuellen Lebensumstände anpassen zu können.
Meine neue Teilzeitrolle als Projekt- und Researchassistenz ermöglichte es mir, meinen Berufsalltag flexibel mit meinem Studium zu vereinbaren. Im Sommer 2023 übernahm ich dann zusätzlich eine Teamleitungsrolle für das Projektassistenzteam und im Herbst 2023 auch für das Team der Qualitätskontrolle.
Vom Front Office in die Projektassistenz und Teamleitung
Magdalenas Karriereweg zeigt, wie interne Entwicklung bei Schulmeister aussehen kann. Nach ihrem Einstieg im Front Office wechselte sie parallel zu ihrem Personalmanagement-Studium in die Projekt- und Researchassistenz. Durch die Anpassung ihrer Arbeitszeit konnte sie Studium und Beruf miteinander verbinden und gleichzeitig neue Aufgaben im Recruiting übernehmen.
Später kam zusätzliche Führungsverantwortung hinzu: Heute koordiniert Magdalena unter anderem Teams in der Projektassistenz und Qualitätskontrolle. Ihr Beispiel zeigt, dass sich Menschen bei Schulmeister mit den eigenen Interessen, Fähigkeiten und Lebensumständen weiterentwickeln können.
Auch andere Kolleg:innen haben sich innerhalb von Schulmeister weiterentwickelt. Die Linzer Personalberaterin Yara Wurpes erzählt in ihrem Interview, wie sie von der Teamassistenz in die Personalberatung gewechselt ist.
Wie sieht dein typischer Arbeitstag bei Schulmeister aus?
Mein typischer Arbeitstag bei Schulmeister in Wien startet immer mit einem Gang in die Küche, um mir Wasser und Kaffee zu holen. Danach checke ich meine E-Mails und verschaffe mir einen Überblick über die To-Dos des Tages.
Jeder Tag ist ein wenig anders – meine Aufgaben bestehen hauptsächlich aus internen Meetings, der Teilnahme an Kundenbriefings, der Gestaltung von Inseraten, der Suche nach Kandidat:innen in unserer Datenbank und auf Social Media, der telefonischen oder schriftlichen Ansprache dieser sowie dem Aufbereiten von Bewerbungsunterlagen, dem Verfassen von Berichten und allgemeinen administrativen Tätigkeiten.
In meiner Rolle als Teamleiterin evaluiere ich auch laufend Prozesse oder kümmere mich um die Einschulung neuer Kolleg:innen. Zwischendurch schätze ich den Austausch mit meinen Teams - gerne auch off-the-job auf einer persönlichen Ebene.
Magdalena arbeitet eng mit unseren Personalberater:innen zusammen und unterstützt sie in vielen Phasen des Recruitingprozesses. Welche Aufgaben Personalberater:innen selbst übernehmen, erfährst du in unserem Jobglossar Personalberater:in.
Was macht eine Projektassistentin im Recruiting?
Projektassistent:innen unterstützen Personalberater:innen in unterschiedlichen Phasen eines Recruitingprojekts. Zu den Aufgaben können die Teilnahme an Kundengesprächen, die Gestaltung von Stelleninseraten, Research in Datenbanken und sozialen Netzwerken, die Ansprache potenzieller Kandidat:innen sowie die Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen und Kandidatenberichte gehören.
Darüber hinaus übernehmen sie organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass Recruitingprojekte strukturiert und effizient abgewickelt werden. Je nach Erfahrung und Rolle können zusätzlich Prozessoptimierung, Einschulung neuer Kolleg:innen oder Teamleitungsaufgaben hinzukommen.
- Wie der Arbeitsalltag im Front Office heute aussieht, erzählt Carina Gross in ihrem Interview als Empfangsassistentin am Standort Wien.
- Eine weitere Perspektive auf Assistenz- und Projektaufgaben bei Schulmeister gibt Marlies Weber aus unserem Grazer Team, die Front Office, Team- und Projektassistenz miteinander verbindet.
Was ist das Tolle an deinem Job in der Personalberatung?
In meiner Teilzeittätigkeit schätze ich aktuell vor allem die Flexibilität und die gute Vereinbarkeit mit meinem Studium und meinem Privatleben. Ich kann meine Arbeitszeiten optimal anpassen und mich so in jedem Lebensbereich optimal fokussieren.
Darüber hinaus mag ich die Aufgabenvielfalt in meiner Rolle, und dass ich nicht nur Einblicke in unterschiedliche Berufsbilder, sondern auch in unterschiedliche Branchen bekomme. Und natürlich ist es immer toll, wenn man daran beteiligt war, wenn es zu einem Perfect Match zwischen Kund:innen und Kandidat:innen kommt.
- Studium und Beruf miteinander verbinden: Flexible Arbeitszeitmodelle können besonders während eines berufsbegleitenden Studiums entscheidend sein. Magdalena konnte bei Schulmeister ihre Wochenstunden an ihre Lebenssituation anpassen und gleichzeitig zusätzliche Verantwortung übernehmen.
Welche Herausforderungen bringt dein Job mit sich?
Als Projektassistentin bei Schulmeister ist immer viel los - unsere Berater:innen betreuen viele Projekte parallel und bauen daher auf unsere Unterstützung. Das Arbeitspensum kann mitunter herausfordernd sein, doch genau dadurch habe ich gelernt, Aufgaben effizient zu bearbeiten, Prioritäten richtig zu setzen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Herausfordernd ist für mich manchmal auch meine zusätzliche Rolle als Teamleiterin. Ich versuche auf der einen Seite meine Kolleg:innen in der Beratung operativ in der Projektarbeit zu unterstützen, aber natürlich dürfen auch interne Themen nicht zu kurz kommen - die richtige Balance zu finden ist hier wichtig.
Was macht dein Team aus?
Eine offene Kommunikation und ein unkomplizierter, freundschaftlicher Umgang miteinander. Wir unterstützen uns gegenseitig so gut es geht. Da sowohl das Team der Qualitätskontrolle als auch das der Projektassistenz aus geringfügigen Mitarbeiter:innen und Teilzeitkräften besteht, welche alle parallel studieren, haben wir Verständnis füreinander und nehmen auch bei der Dienstplanung aufeinander Rücksicht.
Aber nicht nur in meinem Team, sondern im ganzen Schulmeister Unternehmen schätze ich den offenen und wertschätzenden Austausch ohne hierarchische Hürden - auch unsere Berater:innen sowie die Geschäftsführung nehmen sich trotz vollen Terminkalenders Zeit für alle Anliegen der Mitarbeiter:innen. Regelmäßige Betriebsausflüge und Feiern fördern zusätzlich das Wir-Gefühl und auch den Austausch mit den Kolleg:innen unserer anderen Standorte in Linz, Salzburg, Graz und Prag.
Warum passt Schulmeister als Arbeitgeber zu dir?
Ich bin durch Zufall zu Schulmeister gekommen und habe dennoch genau den richtigen Arbeitgeber für mich gefunden. Schulmeister hat mir Raum für meine persönliche und fachliche Weiterentwicklung gegeben. Ich durfte schon sehr viel Neues lernen und da wir täglich für und mit unterschiedlichen Menschen zusammenarbeiten, hört das Lernen und Wachsen nie auf. Ich habe nicht nur an meinem eigenen Beispiel erlebt, dass auf individuelle Wünsche bestmöglich eingegangen wird. Der Geschäftsführung ist es spürbar wichtig, die Mitarbeiter:innen bestmöglich auf ihrem beruflichen Weg zu unterstützen und ein gutes Umfeld und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
