Expertentipp: Durch KI-gestützte Automatisierung lassen sich manuelle Aufgaben eliminieren, Fehlerquellen reduzieren und Prozesse so optimieren, dass Finanzabschlüsse statt in Wochen in wenigen Tagen möglich sind – präziser, schneller und mit mehr Zeit für Analysen.
Der Monatsabschluss steht an. Doch dieses Mal ist es anders, denn durch KI-gestützte Automatisierung haben Sie die häufigsten Fehlerquellen schon längst beseitigt und so den Abschlussprozess in eine Fingerübung für Ihr Team verwandelt.
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Was ist KI-gestützte Automatisierung von Monatsabschlüssen?
Im Kern geht es bei der KI-gestützten Automatisierung von Finanzabschlüssen um den Einsatz intelligenter Software, um die sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben zu automatisieren, die den Großteil der Zeit des Teams während der Abschlussphase in Anspruch nehmen. Anstatt dass ein Mensch manuell Zahlen ankreuzt und zwischen Systemen austauscht, erledigt dies ein Software-"Roboter" oder eine intelligente Plattform automatisch. Dieser Wandel entspricht dem Konzept "Finance 3.0", bei dem das Ziel darin besteht, einen nahtlosen Datenfluss zu schaffen, der für Routineprozesse nur minimale menschliche Eingriffe erfordert.
Diese Technologie lässt sich im Allgemeinen in zwei Hauptkategorien einteilen:
- Robotic Process Automation (RPA): Stellen Sie sich RPA als einen digitalen Assistenten vor, der menschliche Handlungen imitieren kann. Sie können ihm beibringen, sich in das ERP einzuloggen, einen Bericht herunterzuladen, die Daten zu kopieren und sie in eine Abstimmungsdatei einzufügen. Diese Lösung ist ideal, um die Lücke zwischen älteren, nicht miteinander kommunizierenden Systemen zu schließen.
- Integrierte Abschlussmanagement-Plattformen: Hierbei handelt es sich um fortschrittlichere, spezielle Softwarelösungen, die den gesamten Abschlussprozess zentralisieren. Sie stellen eine direkte Verbindung zu den Finanzsystemen her und nutzen KI , um automatisch Abgleiche durchzuführen, Checklisten zu verwalten und einen Echtzeitüberblick über den gesamten Abschlussstatus zu geben.
Der Hauptvorteil besteht darin, dass beide Ansätze leistungsstarke Controller:innen von der lästigen manuellen Arbeit befreien und es ihnen ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: die Analyse der Zahlen, das Verständnis der Leistung und die Bereitstellung strategischer Beratung.
Identifizieren der Engpässe im Monatsabschlussprozess
Bevor das Problem behoben werden kann, muss identifiziert werden, wo das Problem überhaupt liegt. Für die meisten Finanzteams sind die größten Zeitfresser während des Monatsabschlusses vorhersehbar und universell. Ein guter erster Schritt besteht darin, sich im Team zusammenzusetzen und den gesamten Prozess zu skizzieren, um festzustellen, wie viele Stunden für jeden dieser häufigen Engpässe aufgewendet werden:
- Manuelle Dateneingabe und Journalbuchungen: Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen in die Hauptbuchhaltung. Dies ist nicht nur langsam, sondern auch eine Hauptquelle für Fehler.
- Bank- und Intercompany-Abstimmungen: Manueller Abgleich von Tausenden von Transaktionen zwischen Bankauszügen, Kreditkartenabrechnungen und internen Unternehmenskonten.
- Spreadsheet-basierte Konsolidierungen: Der riskante und fehleranfällige Prozess der Verknüpfung mehrerer Tabellenkalkulationen aus verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen, um eine konsolidierte Ansicht zu erstellen. Eine einzige fehlerhafte Formel kann alles durcheinanderbringen.
- Datenerfassung für Abweichungsanalysen: Die zeitaufwändige Aufgabe, Daten aus mehreren Berichten zu ziehen, um zu untersuchen, warum die Ist-Werte vom Budget oder der Prognose abweichen.
Sobald die wichtigsten 2-3 Engpässe identifiziert wurden, gibt es ein klares Ziel für die Bereiche, in denen die Automatisierung die größte und schnellste Investitionsrendite bringen wird.
Die richtigen Werkzeuge: Von RPA bis zu integrierten Plattformen
Nachdem Sie Ihre Engpässe identifiziert haben, können Sie nun die richtige Art von Tool auswählen. Sie müssen kein riesiges neues ERP-System implementieren, um loszulegen; entscheidend ist, dass ihr Team eine Technologie wählt, die ein spezifisches Problem löst.
- Wenn das Problem die Überbrückung von Altsystemen ist: Eine RPA-Lösung ist oft der beste Ausgangspunkt. Sie ist eine nicht-invasive Möglichkeit, die Datenextraktion und -eingabe zu automatisieren, ohne dass Änderungen an der zugrunde liegenden Buchhaltungssoftware erforderlich sind. Das ist ein wichtiger erster Schritt in Richtung Automatisierung.
- Wenn das Problem in einer hohen Anzahl von Abstimmungen besteht: Eine spezielle automatisierte Abstimmungsplattform ist ideal. Diese Tools nutzen künstliche Intelligenz, um Millionen von Transaktionen automatisch und mit hoher Geschwindigkeit abzugleichen und nur die Ausnahmen zu markieren, die eine menschliche Überprüfung erfordern.
Wenn das Problem ein Mangel an Transparenz und Kontrolle ist, ist eine integrierte Abschlussmanagement-Plattform die umfassendste Lösung. Sie bietet eine zentrale Kommandozentrale für den gesamten Abschluss, mit automatisierten Aufgabenlisten, Statusverfolgung und einem vollständigen Prüfpfad.
Ein 4-Schritte-Plan für die Implementierung Ihres ersten Automatisierungsprojekts
Der Einstieg in die künstliche Intelligenz muss kein millionenschweres, zweijähriges Projekt sein. Mit einem gezielten, schrittweisen Plan können Sie innerhalb eines einzigen Quartals einen echten Mehrwert schaffen.
- Beginnen Sie klein (Pilotprojekt): Wählen Sie einen der von Ihnen identifizierten Engpässe, z. B. die Abstimmung eines einzigen Bankkontos mit hohem Volumen. Versuchen Sie nicht, den Ozean zum Kochen zu bringen. Wählen Sie einen Prozess, bei dem Sie das Konzept unter Beweis stellen und einen schnellen Erfolg vorweisen können.
- Dokumentieren und standardisieren Sie den Prozess: Bevor Sie einen Prozess automatisieren können, muss er standardisiert werden. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die genauen Schritte, Regeln und Entscheidungspunkte für den gewählten Pilotprozess zu dokumentieren. Dies ist oft schon eine wertvolle Übung, da dadurch versteckte Ineffizienzen aufgedeckt werden können.
- Arbeiten Sie mit einem Anbieter und Ihrem IT-Team zusammen: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass jedes neue Tool den Sicherheits- und Integrationsstandards entspricht. Sprechen Sie dann mit den Softwareanbietern. Bitten Sie um eine Demonstration mit Ihren eigenen Beispieldaten, damit Sie genau sehen können, wie Ihr Problem gelöst werden kann.
- Messen, Lernen und Erweitern: Messen Sie nach der Implementierung Ihres Pilotprojekts den Erfolg im Vergleich zu Ihrer Ausgangssituation. Wie viele Stunden wurden eingespart? Waren die Daten genauer? Nutzen Sie diese Erfolgsgeschichte, um einen Business Case für die Automatisierung des nächsten Engpasses auf Ihrer Liste zu erstellen.
Welche Fähigkeiten braucht das Finanz-Team, um einen automatisierten Abschluss zu managen?
In dem Maße, wie die Automatisierung die manuellen Aufgaben übernimmt, beginnen sich die Fähigkeiten, die eine:n gute:n Buchhalter:in ausmachen, zu verändern. Die Rolle von Finanzexpert:innen entwickelt sich und fordert neue Fähigkeiten:
- Process Improvement Mindset: Ihr Team muss wie ein Berater denken und ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung und Rationalisierung der neuen, automatisierten Arbeitsabläufe suchen.
- Datenanalyse und -visualisierung: Da mehr Zeit zur Verfügung steht, müssen die Buchhalter versiert im Umgang mit Tools wie Power BI oder Tableau werden, um die Daten zu analysieren und ihre Ergebnisse in einer klaren, überzeugenden Weise zu präsentieren.
- System- und technischer Sachverstand: Finanzexpert:innen sind keine Programmierer:innen, aber sie müssen heute neue Softwareplattformen erlernen und verwalten können.
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Letztendlich soll Ihr Finanzteam zu proaktiven Berater:innen für das Unternehmen werden, die die Erkenntnisse aus dem schnelleren Abschluss nutzt, um strategische Entscheidungen zu treffen.
Wenn Sie in diese Fähigkeiten investieren, kaufen Sie nicht einfach nur Software, sondern bauen eine Finanzfunktion auf, die für die Zukunft gerüstet ist.
Schulmeister ist Ihr Ansprechpartner für die erfolgreiche Suche nach Mitarbeiter:innen im Finanzbereich:
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Wie kann man KI in der Finanzabteilung nutzen, um komplexe Workflows zu automatisieren und zu rationalisieren?
KI-gestützte Intelligent Finance Operations (IFO) können dabei helfen, nachweisbare Ergebnisse in den Bereichen Finanzplanung und -analyse, Procure-to-Pay, Order-to-Cash und Record-to-Reporting zu erzielen.
Ist KI-Automatisierung nur etwas für große Unternehmen?
Nicht mehr. Während die ersten Systeme noch teuer waren, sind mit dem Aufkommen von Cloud-basierter Software (SaaS) leistungsstarke Automatisierungstools auch für mittelständische Unternehmen zugänglich und erschwinglich geworden.
Bedeutet die Implementierung von KI, dass ich meine bestehende ERP- oder Buchhaltungssoftware ersetzen muss?
In den meisten Fällen nicht. Moderne Automatisierungstools sind so konzipiert, dass sie auf Ihre bestehenden Systeme aufgesetzt und in diese integriert werden können. Insbesondere RPA ist so konzipiert, dass es mit jeder Anwendung funktioniert, ganz gleich wie alt sie ist.
Wird KI die Buchhalter in meinem Team ersetzen?
Es gibt Hinweise darauf, dass KI qualifizierte Buchhalter nicht ersetzen, sondern ergänzen wird. Sie automatisiert die mühsamen und sich wiederholenden Teile der Arbeit und gibt den Fachleuten die Möglichkeit, sich auf höherwertige analytische und strategische Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Sie verändert die Arbeit, aber sie beseitigt sie nicht.
