Wie war dein Bewerbungsprozess bei Schulmeister?
Ursprünglich hatte ich mich für eine Position beworben, die Schulmeister für einen Kunden ausgeschrieben hatte. Da für diese Stelle facheinschlägige Erfahrung vorausgesetzt wurde, die ich als Quereinsteigerin nicht hatte, ist daraus nichts geworden.
Da Schulmeister in Wien zu dieser Zeit gerade nach einer Empfangsassistentin gesucht hat, wurde ich gefragt, ob mich dieser Job vielleicht interessieren würde. Mir wurde das Inserat geschickt, es hat mich sofort angesprochen und kurz darauf wurde ich zu einem persönlichen Gespräch mit dem Unternehmensgründer Matthias Schulmeister eingeladen. Bereits einen Tag später kam der Anruf mit der Zusage, worüber ich mich sehr gefreut habe.
Der gesamte Bewerbungsprozess bei Schulmeister war unglaublich angenehm und effizient gestaltet. Auch meine Einschulung von meinen Kolleg:innen war ebenfalls sehr gut strukturiert und übersichtlich geplant.
Quereinstieg ins Front Office
Carinas Einstieg zeigt, dass für eine Tätigkeit im Front Office nicht immer ein klassischer Karriereweg entscheidend ist. Gerade in der Empfangsassistenz zählen Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.
Als Quereinsteigerin konnte Carina diese Fähigkeiten bei Schulmeister einbringen und gleichzeitig einen neuen beruflichen Bereich kennenlernen.
Warum hast du dich für diesen Job entschieden?
Bereits als ich für das Erstgespräch ins Büro im Haus am Schottentor kam, hat mich die Atmosphäre der Büroräumlichkeiten abgeholt. Im gesamten Bewerbungsprozess begegnete man mir mit Offenheit und Freundlichkeit, auf einer fast familiären Basis.
Ich konnte bereits bevor ich eingestellt wurde den freundschaftlichen Umgang miteinander sehen, was dann der ausschlaggebende Punkt für mich war, den Job anzunehmen.
Wie sieht dein typischer Arbeitstag bei Schulmeister aus?
Mein Tag am Empfang beginnt mit allen möglichen Vorbereitungen. Dazu zählen das Verwalten der Post, die Reinigung der Kaffeemaschine sowie die Vorbereitung der Besprechungszimmer. Danach bearbeite ich meine E-Mails und die Anfragen von Bewerber:innen und Kund:innen, welche nach Dienstende vom Vortag bei uns hereingekommen sind.
Ein großer Teil unserer Aufgaben ist das Einpflegen von Bewerbungen in unsere Datenbank sowie die Erstkontrolle der Bewerberdaten, damit sichergestellt ist, dass alle Daten aus den Lebensläufen auch richtig in unsere Datenbank übernommen werden. Dieser Schritt ist für die Durchsicht unserer Berater:innen eine wichtige Vorarbeit.
- Was nach dieser Vorarbeit im Recruitingprozess passiert und welche Aufgaben unsere Berater:innen übernehmen, erfährst du im Jobglossar Personalberater:in.
“Prinzipiell ist nur der Anfang unseres Tages planbar, da täglich verschiedene To-Dos anfallen, welche über den ganzen Tag verteilt auf uns zukommen.”
Carinna Gross, Empfangsassistentin bei Schulmeister in Wien
Da die Empfangsrolle eine Allrounder Position ist, kommen wir mit allen Bereichen des Unternehmens in Kontakt. Unsere Aufgabengebiete beinhalten nicht nur die Telefonbetreuung, sondern auch Angebotserstellung, Terminvereinbarungen, Rechnungserstellung und vieles mehr.
Gerade diese Vielfalt macht die Empfangsassistenz zu einer zentralen Schnittstelle zwischen Bewerber:innen, Kund:innen, Personalberater:innen und internen Teams.
Was ist das Tolle an deinem Job am Front Desk in der Personalberatung
Die Kombination aus Struktur und auch Ungewissheit, was auf einen zukommt, ist aufregend und gleichzeitig aber auch sehr angenehm, da beides in gutem Gleichgewicht ist.
Nicht nur der Kontakt mit Kund:innen und Kandidat:innen ist schön, sondern auch die Begegnungen mit Kolleg:innen untereinander. Man merkt, wie wichtig die Zusammenarbeit ist, da unsere Dienstleistung nur durch gute Kommunikation reibungslos ablaufen kann.
Welche Herausforderungen bringt dein Job mit sich?
Im Front Office kommt es schon mal vor, dass plötzlich mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Ein Beispiel: Man will gerade Wasser oder Kaffee für eine:n Bewerber:in holen, welche:r gleich einen Termin bei uns hat. Zeitgleich betritt aber der Postbote das Büro, und möchte eine Unterschrift. Plötzlich fällt im Meeting im Besprechungszimmer der Bildschirm aus, es klingelt an der Tür und im selben Moment läutet das Telefon. In solchen Momenten kann es schon mal sehr stressig sein. Da wir jedoch fast immer zu zweit am Empfang sitzen, sind diese Momente auch wieder schnell unter Kontrolle und alle sind zufrieden.
Was macht dein Team bei Schulmeister in Wien aus?
Meine Teamkolleg:innen betrachte ich bereits mehr als meine Freunde als nur Arbeitsbekanntschaften. Ich kann an viele Gespräche zurückdenken, welche mir persönlich weitergeholfen haben. Durch die familiäre Atmosphäre fühlt man sich wertgeschätzt und das bekommt man jeden Tag aufs Neue zu spüren.
Diese gegenseitige Unterstützung und Wertschätzung gehören auch zu unseren Unternehmenswerten bei Schulmeister.
Warum passt Schulmeister als Arbeitgeber zu dir?
Die gegenseitige Unterstützung im Team sowie die freundschaftliche und familiäre Beziehung zu den Kolleg:innen sind Gründe, warum Schulmeister zu mir passt, da man hier immer aufeinander zählen kann. Die Menschlichkeit, die einem hier begegnet, ist sicherlich nicht bei jedem Arbeitgeber zu finden.
- Wie sich eine Tätigkeit im Front Office innerhalb von Schulmeister weiterentwickeln kann, zeigt auch Melanie Wallners Karriereweg vom Front Office über das Back Office bis ins Marketing.
- Wie die Assistenzrolle an einem anderen Standort aussieht, erzählt Marlies Weber aus unserem Grazer Team, die Front Office, Team- und Projektassistenz miteinander verbindet.
- Einen weiteren Karriereweg aus dem Front Office zeigt Magdalena Knoll, die sich bei Schulmeister von der Assistenz in die Projekt- und Researchassistenz und später in eine Teamleitungsrolle entwickelt hat.
Welcher Moment bei Schulmeister ist dir besonders in Erinnerung geblieben?
Ich würde hier keinen einzelnen Moment nennen, welcher mir am tiefsten in Erinnerung geblieben ist. Eher prägend sind die gemeinsamen Mittagspausen und die kleinen Gespräche mit Kolleg:innen.
Was hat dich in den ersten Monaten am meisten überrascht?
Da ich vor meinem Job bei Schulmeister mit Personalmanagement und -beratung recht wenig zu tun hatte, hat es mich überrascht, wie viel hinter einer Vermittlung wirklich steckt, also wie viel Aufwand betrieben wird, um eine:n passende:n Kandidatin/Kandidaten für unseren Kunden zu finden.
Welche Fähigkeit oder Eigenschaft ist in deinem Job wichtiger, als man von außen denkt?
Den Überblick zu behalten, ist wohl das Wichtigste. Auch wenn es von außen betrachtet einfach klingt, kommt es doch recht oft dazu, dass viele Dinge parallel zu bearbeiten sind, wodurch sehr schnell ein paar Dinge vergessen oder übersehen werden können. Dies sollte so gut es geht vermieden werden, denn eine kleine Sache kann weitere Prozesse verlangsamen.
FAQ: Häufige Fragen zum Job der Empfangsassistenz
Die Aufgaben sind vielseitig und reichen oft weit über den klassischen Empfang hinaus. Je nach Unternehmen gehören unter anderem die Betreuung von Besucher:innen, die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post und E-Mails, die Datenpflege, die Vorbereitung von Besprechungen sowie administrative Tätigkeiten wie Angebots- oder Rechnungserstellung dazu.
Neben einem freundlichen und professionellen Auftreten sind Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine strukturierte Arbeitsweise entscheidend. Da oft mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen, sind außerdem Stressresistenz, Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, besonders wichtig.
Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und kombiniert planbare Aufgaben mit spontanen Anfragen. Neben organisatorischen Tätigkeiten stehen der Kontakt mit Bewerber:innen, Kund:innen und Kolleg:innen sowie die Unterstützung des Teams im Mittelpunkt. Kein Tag verläuft genau wie der andere.
Die Empfangsassistenz prägt den ersten Eindruck eines Unternehmens und sorgt gleichzeitig dafür, dass viele organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Als zentrale Schnittstelle zwischen internen Teams, Bewerber:innen und Kund:innen trägt sie wesentlich dazu bei, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert und Informationen schnell an die richtigen Personen gelangen.
